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Terça, 02 Maio 2017

Sustentabilidade, tecnologia e segurança nas informações e nos processos

  Sistema Eletrônico de Informação (SEI) chega oficialmente à Secretaria de Educação

O Sistema Eletrônico de Informação (SEI), que entrou em vigor no início desta semana na Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal (SEEDF), foi lançado oficialmente nesta quinta-feira (27), durante evento na Escola de Música de Brasília. Na cerimônia, representantes da pasta e da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag) explicaram como funcionará a nova plataforma para subsecretários e equipe gestora, coordenadores regionais de ensino e diretores de unidades escolares.

O SEI chega à Secretaria trazendo mais agilidade, praticidade, segurança e transparência ao andamento de processos e ao armazenamento de documentos, além do seu reflexo em prol da sustentabilidade resultante da redução do uso do papel e dos custos operacionais. Entre os vários benefícios propostos, destacam-se o aumento da produtividade, o aprimoramento da segurança e da confiabilidade dos dados e das informações, a criação de condições mais adequadas para a produção e utilização de informações, e a facilitação do acesso às informações. “Nos processos com grande trâmite de papel as pessoas acabam ficando muito tempo na espera. Quando a gente traz isso para o meio virtual, a velocidade de tramitação é muito maior, por isso, conseguimos reduzir um bom tempo. A ideia é que a gente deixe para o papel as atividades que são realmente necessárias no processo de aprendizado e as questões de burocracia e administrativas transitem em meio eletrônico”, enfatiza a Secretária-Adjunta de Gestão da Estratégia da SEPLAG, Francimara Viotti.

A virtualização permitirá a distribuição simultânea para várias unidades, ainda que distantes fisicamente, de um mesmo processo, de modo a reduzir o tempo de realização de atividades. “É um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, que tem como característica a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e processos administrativos. Ele permite a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos dentro do sistema”, esclarece o Subsecretário de Modernização e Tecnologia da SEEDF, Marcelo Ataíde Neto.

O acesso ao sistema será permitido a aproximadamente 40 mil servidores efetivos da Secretaria de Educação já cadastrados na plataforma. Pessoas físicas ou jurídica com permissões também poderão acessar. O cadastro e a atualização dos dados dos usuários ocorrerão em consonância com as informações do Sistema de Gestão de Pessoas e serão realizados por meio de uma solicitação, via SEI, assinada pelo responsável pela unidade.

A tramitação de processos do SEI para órgãos do GDF que não possuem o sistema será feita da seguinte forma: a SEEDF produzirá um ofício contendo um link de acesso ao processo no SEI-GDF e gravará uma mídia eletrônica em formato PDF. Em seguida, a Secretaria deverá imprimir o ofício, anexar a mídia eletrônica e encaminhar à unidade protocolizadora do órgão de destino. Após receber o ofício e os procedimentos internos serem feitos, a unidade de destino encaminhará resposta à SEEDF, por meio de ofício impresso, referenciando o número do processo eletrônico. Os processos são classificados como: público, os quais poderão ser acompanhados por qualquer pessoa; restritos, que limitam o acompanhamento às áreas relacionadas; e sigilosos, cuja visualização será permitida apenas às pessoas interessadas.

A chefe da Assessoria Jurídico-Legislativa da SEEDF, Hellen Falcão, exalta a comodidade que a nova tecnologia trará ao setor. “O setor jurídico recebe, mensalmente, uma média de 3 mil processos, todos físicos, o que traz uma demora muito grande na tramitação, tanto para dar entrada no documento, quanto para dar saída e remessa para as outras áreas ou até mesmo outros prédios. Com a implantação do SEI, essa transação será facilitada, trazendo celeridade na entrega das manifestações”, comemora. A advogada ressalta, ainda, que os processos judiciais hoje já correm de forma eletrônica. “Então os documentos que chegam físicos e que nós temos que remeter à Procuradoria para inserir nas ações judiciais são descartados, tendo em vista que lá se usa o processo eletrônico”.

Segundo o Secretário de Estado de Educação, Júlio Gregório Filho, se o uso do papel não for eliminado por completo com o SEI, pelo menos será bastante minimizado. “A quantidade de impressos que qualquer gestor assina na Secretaria de Educação é muito grande. Então, são ações como essa que trazem grande agilidade para os nossos setores e reduz a burocratização”, destaca.

A modernização da Secretaria de Educação foi iniciada pelos processos de solicitação de aposentadoria de servidores da pasta e será paulatinamente expandida para outras áreas. No GDF, o primeiro órgão a se adaptar 100% ao SEI foi o Corpo de Bombeiros. Outras pastas como a Secretaria de Mobilidade (Semob) e o Instituto Brasília Ambiental (Ibram)estão implantando a tecnologia gradativamente. A Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag) já vai alterar em 100% o modelo.

Para o sucesso da implantação do SEI na SEEDF, serão desenvolvidas capacitações setorizadas, conforme o quadro a seguir:

CRONOGRAMA DE CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES DO

SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO – SEI

Período

Capacitadores/

Multiplicadores

Setor em formação

Público em formação

3 a 5 de maio

Comitê Setorial

Coordenações Regionais de Ensino

Representante de cada uma das unidades orgânicas das CREs

8 a 12 de maio

Multiplicadores das CREs

Unidades escolares

Representante(s) de cada uma das unidades escolares vinculadas à respectiva CREs

15 a 19 de maio

Multiplicadores das unidades escolares

Unidades escolares

Servidores das unidades escolares

 

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Lançamento Sistema Eletrônico de Infomação

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