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Quinta, 20 Abril 2017

Novo sistema substitui papeis por processo eletrônico

  Sistema Eletrônico de Informação (SEI) oferece mais agilidade, praticidade e transparência ao processo administrativo da rede pública de ensino

A Secretaria de Estado de Educação do Distrito Federal (SEEDF) quer dar mais agilidade, praticidade e transparência ao andamento de processos e ao armazenamento de documentos. Para isto, o órgão está implantando o Sistema Eletrônico de Informação (SEI), com o auxílio da Secretaria de Estado de Planejamento, Orçamento e Gestão (Seplag). A nova plataforma entra em vigor na próxima segunda-feira (24), em princípio, a partir das solicitações de aposentadoria de servidores da pasta, expandindo para outras áreas na sequência.


A adoção da tecnologia atende ao Decreto 36.756/15. Em março, foram formadas e capacitadas turmas de multiplicadores para orientar os servidores da Secretaria a manusear a ferramenta. De acordo com o coordenador de implantação do SEI, André Pinheiro, o sistema é de fácil adaptação e uso, que garante uma série de benefícios, de maneira viável e econômica. “Com a mudança, alguns processos de papel que demoram até oito meses para serem concluídos terão uma economia inicial em até 50% no tempo na sua finalização. Os gestores terão a possibilidade de assinar um documento em qualquer lugar. Além disso, não corremos mais o risco de páginas com informações se perderem durante o transporte físico”, esclarece. Dentre os benefícios, o coordenador também cita a otimização do volume de trabalho aos servidores. “Não teremos mais que demandar pessoas para o transporte, fechamento de malotes e organização da papelada”, destaca.


Aposentadoria - De acordo com o gestor, a área de aposentadoria da SEEDF foi escolhida como a primeira a se enquadrar no sistema, a partir da próxima segunda-feira (24), por ser um setor com processos complexos e com prazos longos. “Dessa forma, quando um assunto envolver várias áreas, todas poderão dar andamento simultaneamente. Outra coisa que precisamos destacar é que as pessoas precisam acreditar na segurança que o sistema tem de guardar as informações e confiar que elas ficarão seguras. Não há risco de perdê-las, caso o computador dê algum problema”, explica.

Para viabilizar todo o trabalho, serão criadas ilhas de digitalização, com scanners doados pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST). A pasta avaliou, ainda, que, no momento, não será necessária a compra de certificados digitais, que estavam no planejamento inicial. Assim, os gastos em investimento deverão diminuir em 30%.


Sustentabilidade e transparência - A economia no consumo de papel também é uma das vantagens. Atualmente, a Secretaria de Educação tem um gasto anual de R$ 1,5 milhão com papéis. Com a utilização do SEI, a previsão é de que, no primeiro ano, haja uma economia de até 40%, uma média de R$ 500 mil. Apenas em 2016, foram gastos R$ 270 mil com tonners, material de expediente, manutenção de impressoras, etc.

O subsecretário de modernização e tecnologia da SEEDF Marcelo Ataíde Neto enfatiza que é importante lembrar da transparência que o sistema trará. “O SEI otimiza a utilização dos documentos. A expectativa é que toda a Secretaria esteja atualizada até o segundo semestre deste ano”, conclui Neto.

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